Sisuturundus
4 nippi, kuidas muuta koosolekud efektiivsemaks
Koosolekud on vajalikud ettevõtte efektiivseks toimimiseks, kuna need võimaldavad töötajatel juhtkonnaga suhelda, jagada informatsiooni ning arutada läbi ja võtta vastu otsuseid. Laiemas perspektiivis on koosolekud võtmeks tõhusa organisatsioonikultuuri loomises ja säilitamises. Kuidas aga muuta koosolekud kõigi osaliste jaoks veel produktiivsemaks ja nauditavamaks?
Me kõik oleme kuulnud erinevaid nippe sellest, kuidas koosolekuid tõhusamaks muuta. Enamik neist tuletavad lihtsalt meelde üldtuntud reegleid nagu ole õigel ajal kohal; mõtle enne koosolekut läbi tekst ja informatsioon, millest kavatsed rääkida; vali publik targalt; tõuse rääkides püsti; muuda koosolek kaasahaaravaks jms. Kuid kui kõik need aspektid on juba teada ning koosolekutes kasutusel, siis tekib küsimus - mida võiks veel ettevõte teha, et koosolekuid produktiivsemaks muuta?
Toome järgnevalt teieni mõned nipid, mida järgida koosolekute korraldamisel, et saavutada kokkusaamisest maksimum:
1. Koosolekuruum.
Kas teadsid, et koosolekuruumil on suur roll produktiivsuse taseme tõstmises? Nimelt on koosolekuruumid koosolekul osalejate töökeskkonnaks ning teadlased on välja selgitanud, et hea töökeskkond tõstab tööga rahulolu lausa 24% ning produktiivsuse taset meeskonnas kuni 11%, mis on märkimisväärne heaolu kasv töötajate jaoks. Puhas, ohutu ja modernne koosoleku- või seminariruum tõstab inimeste meeleolu, enesetunnet ja töökvaliteeti.
2. Temperatuur ja õhu kvaliteet
Tööohutuse ja Töötervishoiu Ameti andmetel on ideaalne kontori temperatuur vahemikus 20-24 °C ja õhuniiskus tasemel 20–60%. See on oluline, kuna uuringud on näidanud, et näiteks suvel 30 kraadise kuumusega töötades langeb töötajate produktiivsus lausa 10%. Seega jälgi kindlasti, et sinu kontori- ja tööruumides oleks temperatuur ja õhuniiskus sobival tasemel.
3. Valgustingimused
Tihtipeale võtame me valgust iseenesestmõistetava asjaoluna ning ei pööra sellele eriti tähelepanu. Tegelikult on aga valgus nii koosoleku- kui ka kontoriruumis üks olulisemaid aspekte. Cambridge Ülikooli andmetel võib hea valgustus vähendada töötajate vigu 30-60% ning vähendada silmade pinget ning peavalu, iiveldust ja kaelavalu, mis sageli silmade väsimisega kaasnevad. Seega pole valgusel mitte ainult produktiivsuse osas suur roll, vaid ka kõigi ruumis viibivate inimeste tervises ning enesetundes.
4. Vaikus
Uuringud näitavad, et töötajad on mürarikkas töökeskkonnas peaaegu 65% vähem produktiivsemad ja keskendumisvõimelised kui töötajad, kes töötavad palju vaiksemates töökohtades. Kuigi inimesed harjuvad müraga ja suudavad kohaneda kõrge müratasemega keskkondadega, põhjustab müra väsimust ja vähendab inimeste töövõimet nii intellektuaalsetes kui ka füüsilistes ametites. Et vältida kurnatust ja suurendada produktiivsust, oleks soovitatav valida koosoleku läbiviimiseks siiski vaikne koht.
Mida aga teha kui ettevõttel eraldi ruumid koosolekute või seminaride läbiviimiseks puuduvad või on ettevõttes koosolekute läbiviimiseks näiteks liiga palju müra või kehvad temperatuuri- ja valgustingimused? Paljud uuringud on järjekindlalt näidanud, et füüsilise kontorikeskkonna omadused võivad oluliselt mõjutada töötajate käitumist, arusaamu ja võimekust ning seega ei oleks soovitatav sellises töökeskkonnas kindlasti koosolekuid läbi viia. Õnneks on olemas alternatiiv - ruumide rent. Näiteks pakub Eestis töökoha- või koosolekuruumide ja bokside renti Work in Peace (WIP), kelle kontoreid võib leida üle Eesti erinevatest linnadest ning Lätist ja Leedust. See on hea lahendus ka nendele firmadele, kelle töötajad teevad üldiselt kaugtööd, aga soovivad vahel harva siiski ka silmast-silma kohtumisi pidada, et rääkida läbi erinevad tööülesanded ja plaanid. Kui sa ise ettevõtet ei oma, võid siiski anda juhtkonnale järgmisel koosolekul soovitusi, kuidas järgmist kohtumist paremaks muuta.
Kokkuvõtteks võib öelda, et efektiivse koosoleku alustaladeks pole mitte ainult koosoleku läbiviimise oskus, vaid ka kontoriruum, sobilik valgus, müra summutamine, temperatuur ja õhu kvaliteet. Kõiki eelmainitud nippe järgides saab aga muuta tüütu koosoleku kohustuse nauditavaks elamuseks!